Règlement intérieur

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association Une Luciole dans la nuit.

But, objectifs et valeurs de l’Association

L’Association s’adresse à des personnes atteintes de cancer, pendant leur maladie et jusqu’au bout de leur traitement, mais aussi à leur famille et proches qui les accompagnent tout au long de leur maladie.

L’Association s’appuie sur des valeurs humaines telles que la bienveillance, l’empathie, le partage, l’écoute et la convivialité, en maintenant un haut niveau de professionnalisme pour toutes ses activités. Elle encourage le travail en équipe des membres et bénévoles.

L’Association est rigoureusement apolitique, areligieuse ; elle interdit toute forme de publicité ou d’activité commerciale de la part de ses membres, dans le cadre de l’Association.

Ses axes d’intervention sont définis :

  • Information du malade, de la famille ou des proches, en termes de conseils pratiques concernant l’environnement de la maladie, les droits du patient, l’aide à des dispositions administratives ou d’amélioration du bien-être. Cette information peut être donnée oralement lors de rencontres en groupe ou de rendez-vous individuel. Elle peut aussi s’effectuer par la remise de documents institutionnels ou par orientation vers des sources informatiques. L’Association s’interdit de donner des renseignements médicaux concernant la maladie ou les soins prescrits, les résultats biologiques ou d’imagerie ou de commenter les propos d’un professionnel de santé. L’Association s’interdit toute information médicale ou pharmaceutique, qui ne peut être que du domaine rigoureux des professionnels de santé.
  • Information de prévention et de dépistage, directement dans les établissements de santé, les entreprises, les universités, les centres socio-culturels, lieux où l’information est jugée opportune, ou en individuel, ou participation à des campagnes nationales.
  • Écoute active individuelle du malade, d’un membre de la famille ou d’un proche.
  • Proposition d’activité ciblée, du type de soins socio-esthétiques, d’atelier d’art-thérapie, d’accompagnement diététique, de séances de gymnastique adaptée ou de sophrologie.

dont l'objet est l’information, l’accompagnement et le soutien des personnes atteintes d’un cancer ainsi que leurs proches mais également l’information et les actions de prévention et de dépistage des cancers.
Il est consultable ci-dessous et sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Ce dernier est consultable dans les locaux de l’association.

Membres

Conformément aux statuts de l’Association (article 6), Les membres sont :

  • Membres adhérents actifs et participant activement à la vie de l’Association, de façon bénévole.
  • Membres adhérents usagers, intéressés par les activités de l’Association.

Les adhérents peuvent être des personnes malades intéressés par les activités ou des personnes non malades sensibles aux valeurs et activités de l’Association.

  • Membres d’honneur, de soutien ou membres bienfaiteurs.

Tout nouveau membre doit compléter un bulletin d’adhésion et régler la cotisation annuelle telle que fixée par les statuts de l’Association (Article 6). L’adhésion est nominative et non transmissible.

La démission d’un membre doit être actée par écrit, par courrier postal ou mail, sans que le membre ait à en expliquer la raison.

Un membre peut être exclu pour faute grave, avec décision du Conseil d’administration statuant à la majorité de ses membres. Est considéré comme motif grave, toute action pouvant porter préjudice, de façon directe ou indirecte, aux activités ou à la réputation de l’association. Préalablement à une éventuelle exclusion, la personne concernée peut présenter son argumentation ou expliquer sa position, avec médiation de 2 membres.

En cas d’agression physique, la personne qui agresse est exclue directement.

Pour des conflits verbaux, les sanctions envisageables sont l’avertissement oral, la suspension provisoire ou définitive d’accès aux activités proposées, ou la radiation.

Cotisation & participation financière aux activités

Une cotisation doit être payée, en espèces ou par chèque,  par l’ensemble des membres, chaque année ; son montant est fixé annuellement avec vote en Assemblée Générale Ordinaire, conformément à l’article 9 des statuts de l’Association. Aucun remboursement de cotisation, total ou partiel, n’est envisageable, quel qu’en soit le motif avancé par un membre ou ses proches. Le paiement de la cotisation est effectué pour l’année civile.

Les différentes activités peuvent donner lieu au versement d’une participation financière en sus de la cotisation annuelle. Ces participations sont versées annuellement ou à la prestation, leur montant est fixé annuellement par le Conseil d’administration et affichées. Toute participation financière est définitivement acquise à l’association.

Activités

La participation gracieuse, une seule fois, à toutes les activités de l’Association (atelier diététique, esthétique, coiffure, activités manuelles et ludiques…) est possible pour tout usager non adhérent, à l’exception de l’activité de gymnastique, pour laquelle la participation est obligatoirement soumise à l’adhésion et à la validation d’un membre du Conseil d’Administration de l’Association.

De plus, pour l’activité de gymnastique, la participation n’est possible qu’après au moins une séance d’observation.

La fourniture d’un certificat médical annuel est obligatoire pour l’activité de gymnastique, avec mention de non contre-indication à la pratique sportive.

En cas de contre-indication, en cours d’année, à la pratique de la gymnastique, dument motivée par un certificat médical, il pourra être envisagé le remboursement  de la participation financière liée à cette activité de gymnastique uniquement, et ce au prorata du temps d’activité déjà réalisée.

Les membres adhérents actifs

Ils peuvent avoir une activité :

  • Administrative, sans contact avec les malades ou les proches ; cette activité bénévole est proposée aux personnes malades et/ou en traitement, en respectant rigoureusement leur état de santé, mais aussi à des personnes non malades.
  • Relationnel et de prévention, type accueil, écoute active, information. Cette activité bénévole est proposée à des personnes en bonne santé ou à des membres « anciens malades ».
  • Le choix de l’activité est réalisé d’un commun accord entre l’Association et le bénévole. Le temps et la fréquence d’action dévolus au bénévolat sont envisagés avec le bénévole et peuvent être ré envisagés dès que le bénévole ou l’Association le souhaite.
  • Le bénévole s’oblige à une régularité d’intervention bénévole, définie avec l’Association. S’il ne peut intervenir, il s’engage à prévenir l’Association de son absence et de la date envisageable pour son retour. Une pause dans l’activité bénévole est possible, sous réserve de prévenir l’Association, sans que le bénévole ait à justifier sa demande.

La formation de tout membre adhérent actif est obligatoire, quelle que soit son action. L’intégration d’un nouveau bénévole est réalisée après un parcours précis :

  • Entretien préalable avec deux membres du Conseil d’administration, pour présentation du postulant et de l’Association.
  • Temps de réflexion.
  • Journée de formation, pour acquérir les valeurs de l’Association, le contexte de l’accompagnement d’une personne malade et les techniques de base de l’écoute active.
  • Temps de réflexion.
  • 2ème journée de formation, pour acquérir les droits du patients, intégrer les règles de base de tout accompagnement d’une personne malade ou des proches, approfondir les techniques d’écoute active.
  • Entretien et évaluation avec deux membres du Conseil d’administration, afin de définir l’activité appropriée au bénévole en fonction des besoins de l’Association, et définir l’engagement de régularité.
  • Pour les activités d’accompagnement, intervention en binôme avec un tuteur, selon une durée à définir avec chaque bénévole.
  • Point d’étape avec le bénévole, le tuteur et un membre du conseil d’administration.
  • Intervention du bénévole.

La formation est réalisée par un ou plusieurs membres du Conseil d’administration, ou par des intervenants extérieurs.

Des réunions de formation annuelles sont proposées et membres adhérents actifs. Les dates en sont fixées très à l’avance pour permettre au plus grand nombre d’y participer.

En cas d’accueil dans l’Association d’une personne venant d’une autre association aux objectifs voisins, le parcours d’intégration est défini d’un commun accord entre le postulant et des membres du Conseil d’Administration.

Confidentialité

Les membres adhérents actifs sont tenus à la plus stricte confidentialité des informations qui viendraient à leur être confiées par les malades, leurs proches ou le personnel médical et paramédical.

Chaque bénévole s’engage à ne divulguer aucune information concernant la pathologie, le traitement d’un malade, dont il aurait connaissance, que ce soit par le malade, sa famille ou ses proches, ou le personnel médical ou paramédical. Ce devoir de confidentialité s’applique même si le malade en fait la demande au bénévole.

Le bénévole ne doit pas inscrire ou tracer des informations sur le dossier d’un patient, que celui-ci soit informatisé ou non, sauf si la convention signée entre l’Association et l’établissement, qui lui permet d’intervenir dans l’établissement, le stipule.

Le bénévole peut communiquer, spontanément, ou à la demande du malade, ou à la demande du personnel médical et paramédical, toute information visant à améliorer l’état et le confort du malade. En cas de doute, il peut demander l’accord du malade.

Aucune confidence personnelle, entre autres sur le parcours de vie du malade, ne doit être transmise à des tiers. Seuls les bénévoles peuvent, exceptionnellement être autorisés à échanger entre eux, sans traçabilité ou action vers des personnes extérieures à l’Association, voire des représentants de la force publique.

Dans l’hypothèse de rencontres de malades en établissements de soins, au cours d’une hospitalisation, le bénévole s’assure que la personne n’a pas demandé à conserver son hospitalisation secrète ou anonyme. Si tel est le cas, le bénévole reste vigilant à ne pas divulguer la présence du malade à une personne qui lui en ferait la demande.

Obligations des membres et usagers, respect du « vivre ensemble »

Le respect des locaux et des règles d’hygiène élémentaires sont impératifs.

Il est demandé une participation régulière aux actions de l’Association, ainsi qu’une assiduité et une ponctualité aux diverses réunions prévues.

Chacun est tenu, dans la mesure de ses moyens, de participer et de partager les tâches de la vie courante propre à l’Association. Chaque participant est tenu aussi au respect et au rangement du matériel utilisé éventuellement après chaque atelier, selon les préconisations de l’animateur. Le matériel utilisé dans le cadre des activités est la propriété de l’Association. Il ne peut être prêté ou donné, pour quelques motifs que ce soit. Il en va de même du matériel d’usage courant, mobilier et ustensiles présents dans les locaux.

La documentation mise à disposition dans les locaux est en libre accès, et gratuite ; Toute personne qui souhaite l’emporter doit informer les personnes responsables de l’Association présentes dans les locaux.

L’emprunt des livres présents en bibliothèque est possible, sous réserve de validation par un responsable de l’Association, et pour un temps limité d’emprunt, défini d’un commun accord entre la personne demandeuse et l’Association.

Fonctionnement de l’Association

Assemblée Générale Ordinaire

Conformément à l’article 9 des statuts de l’Association « Une Luciole dans la nuit », l’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au minimum, une fois par an, sur convocation du Président de l’Association.

Seuls, les membres à jour du paiement de leur cotisation de l’année N-1, sont autorisés à participer et à voter à l’Assemblée Générale de l’année N.

Une convocation écrite et un ordre du jour sont envoyés au minimum 15 jours avant la date fixée (par voie postale ou mailing).

Le vote des résolutions se fait à main levée, par les membres présents. Toutefois, un vote à bulletin secret peut être demandé par le Conseil d’Administration, ou 20% des membres présents.

Comme indiqué à l’article 9 des statuts, si un membre de l’Association ne peut assister personnellement à l’Assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire, dans les conditions prévues à l’article 9.

Assemblée Générale Extraordinaire

Conformément à l’article 10 des statuts de l’Association « Une Luciole dans la nuit », une Assemblée Générale Extraordinaire  peut être convoquée, en cas de modifications substantielles des statuts, en cas de situation financière jugée délicate ou pour tout autre motif jugé pertinent.

La convocation de l’ensemble des membres se fait de la même façon que pour une Assemblée Générale Ordinaire.

Le vote se déroule selon les mêmes modalités que lors de l’Assemblée Générale Ordinaire. Toutefois, le vote par procuration ou par correspondance n’est pas autorisé.

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’association Une Luciole dans la nuit est établi par les membres du Conseil d’Administration conformément à l'article 16 des statuts.

Il est consultable par affichage dans les locaux de l’association au 39 rue de Marseille à Épinay-sur-Seine. Il est par mail à chacun des nouveaux membres.

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration à la majorité simple des membres.

A Épinay-sur-Seine, le 6 Mars 2018